Автоматизация документооборота

НИОКР «Модернизация и развитие АПП подсистем делопроизводства и контроля исполнения поручений» на основе инструментального средства - «Системы автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов LanDocs»

В период с конца сентября 2003 года до конца 2004 года на основе инструментального средства «Системы автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов LanDocs 2.0» выполнена научно-исследовательская и опытно-конструкторская работа по модернизации и развитии аппаратно-программной платформы (АПП) подсистем делопроизводства и контроля исполнения поручений в АСОИ Аппарата Совета Министров Республики Беларусь (www.government.by ).

Успешно выдержав государственные испытания, с начала 2005 года АПП находится в опытно-промышленной эксплуатации. Ввод в эксплуатацию был осуществлен методом последовательного подключения к системе управлений Аппарата Совета Министров Республики Беларусь при сохранении целостности данных действовавшей ранее АСОИ, что обеспечивали специально разработанные в рамках АПП механизмы прямой и обратной конвертации данных.

Предпосылкой создания АПП послужила государственная программа информатизации Республики Беларусь на 2003-2005 годы и на перспективу до 2010 года «Электронная Беларусь», утвержденная постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 27 октября 2002 года №1819.

Основной, поставленной перед разработчиками целью было создание современной системы, обеспечивающей полноценный юридически значимый электронный документооборот, учитывающий все особенности делопроизводства и контроля исполнения поручений Аппарата Совета Министров Республики Беларусь.

Одним из основных требований к создаваемой системе было обеспечение требований законодательства. В АПП применены сертифицированные средства криптографической защиты информации. Все документы в АПП подписываются ЭЦП, что придает им юридическую силу наравне с бумажным документом. Более того, каждый пользователь заверяет личной ЭЦП свои действия в АПП. Это позволяет проводить аудит работы пользователей в АПП, устанавливать автора каких-либо изменений в документах. В качестве прототипа и инструментального средства разработки аппаратно-программной платформы подсистем делопроизводства и контроля исполнения поручений использовались модули системы LanDocs (www.landocs.ru).

Выполнение работ осуществлялось несколькими этапами, по завершении которых были решены следующие основные задачи:

• организация централизованной базы данных электронных документов;
• обеспечение безбумажной обработки документов с использованием ЭЦП;
• обеспечение учета и обработки документов в системе с соблюдением требований делопроизводства (регистрация входящих, внутренних, исходящих и других документов, их рассылка пользователям системы, учет и регистрация рассылки во внешние организации, контроль исполнения документов и поручений, информационно-справочная работа, подготовка отчетов);
• обеспечение контроля движения документов, отслеживания исполнения документов и поручений;
• обеспечение защищенного обмена документами с использованием криптографических средств;
• предоставление оперативной отчетности по статистике документооборота и контролю исполнения поручений;
• обеспечение возможности контроля исполнения поручений по всем документам и на всех этапах их обработки;
• обеспечение возможности взаимодействия системы Аппарата Совета Министров с другими органами государственного управления.

В соответствии с современными тенденциями развития информационных систем, и систем документационного обеспечения управления, в частности, были приняты следующие основные принципы разработки данной автоматизированной системы:

1) модульная структура;
2) разработка на базе промышленной системы управления базами данных;
3) наличие основных функциональных компонент современных «документарных» систем, обеспечивающих автоматизированную поддержку полного жизненного цикла документов — управления документами, работы с изображениями, создания и контролирования маршрутов движения и исполнения документов, автоматизации архивной службы.

Автоматизированные рабочие места АПП были разработаны с учетом специфики функций по работе с документами и доступа к информации соответствующих работников Аппарата. В результате было разработано более 20 типов автоматизированных рабочих мест (АРМ), охватывающие практически всех работников Аппарата Совета Министров и обеспечивающие им оперативный доступ к документам и возможность выполнения своих служебных функций в соответствии с установленным в Аппарате регламентом. При этом следует сказать о наличии в АПП уникального механизма замещения, использование которого позволяет замещающему работнику осуществлять работу за замещаемого на своем рабочем месте без передачи паролей и ключей ЭЦП. Все операции проводятся от имени и за подписью замещающего, таким образом сохраняется персональная ответственность работника Аппарата Совета Министров при обработке документов.

Важная особенность АПП, которая явилась одной из определяющих для ее использования в деятельности Аппарата, - поддержка смешанного электронно-бумажного типа документооборота, что обеспечивает целостную картину документооборота Аппарата Совета Министров независимо от формы представления документов. При этом в процессе работы могут использоваться документы в бумажном виде, и вся информация по этим документам и их обработке полностью отражается в АПП. В рамках АПП разработана система напоминаний о сроках выполнения контрольных поручений, которая поддерживает три типа напоминаний: напоминания о приближении срока, уведомления о неисполнении в срок и извещения о постановке на контроль. Данная система напоминаний установлена на каждом рабочем месте.

На всех рабочих местах, в зависимости от функциональных обязанностей работника, существует широкий спектр функций АПП, используемых при выполнения служебных обязанностей. Например, в ходе модернизации АСОИ были учтены существующие в ней выходные отчетные формы и разработаны дополнительные отчетные формы, которые учитывают новые возможности, заложенные в АПП (всего более 100 отчетных форм).

Работниками Аппарата Совета Министров активно используется поисковая система АПП, позволяющая производить поиск в доступном массиве документов за любой период времени.

В 2005 году активно проводились доработки АПП на основании замечаний ее пользователей, возникших в ходе опытно-промышленной эксплуатации. В частности, была проведена большая работа по повышению быстродействия АПП, доработаны механизмы постановки на контроль и отправки документов, разработан принципиально новый механизм поддержки контрольных задач по документам, содержащих списки поручений. Новая версия АПП с указанными доработками введена в эксплуатацию в январе 2006 года.

На текущий год намечено развитие АПП в части автоматизации работы отдела писем и обращений граждан.