Система электронного документооборота «РЕКОРД»™

Введение
Целями создания СЭД являются повышение эффективности деятельности организации, эффективности управления и исполнительской дисциплины, сокращение времени и затрат на подготовку и согласование документов как внутри отдельной организации, так и в рамках всей корпоративной структуры в целом.

Обеспечение корпоративного электронного документооборота возможно при создании отдельных, взаимодействующих между собой систем электронного документооборота подразделений, входящих в корпоративную структуру. Каждую из таких систем электронного документооборота подразделений можно рассматривать как отдельный, локальный контур корпоративной СЭД, в котором обеспечивается возможность создания, обработки и хранения электронного документа – другими словами, поддерживается его полный жизненный цикл. При этом сам электронный документ должен представлять собой структуру, состоящую из двух частей – общей (составляющей содержание документа и информацию об адресате), и особенной – содержащей одну или несколько электронных цифровых подписей тех сотрудников, которые подписывали бы аналогичные бумажные документы.

Наш опыт — это действующие системы электронного документооборота с общим количеством пользователей — около 8 тысяч входящих в более чем 35 СЭД. В их числе как локальные СЭД с несколькими десятками или сотнями рабочих мест, так и  корпоративныt территориально-распределенные системы с более, чем 4,5 тысячами рабочих мест сотрудников. Эти системы включают как автоматизированные оперативные контуры документооборота, так и ведомственные архивы, и в комплексе обеспечивают обработку и хранение электронных документов на протяжении всего их жизненного цикла.

К числу наиболее значимых по отраслевому признаку можно отнести следующие:
- СЭД банков: ОАО «Белинвестбанк» и ОАО «Белагропромбанк».
- СЭД госучреждений: Аппарат Совета Министров Республики Беларусь, Национальная Библиотека Беларуси, Белтелеком и Министерство связи и информатизации Республики Беларусь, Информационно-издательский центр Министерства по налогам и сборам;
- СЭД предприятий: СП ЗАО «Милавица», ЗАО «Керамин», НТООО «Связьинформсервис», ОАО «Белорусская универсальная товарная биржа»;

Наиболее крупным из вышеперечисленных проектов, как по масштабам, так и по степени охвата автоматизацией бизнес-процессов обработки документов, является корпоративная СЭД ОАО «Белагропромбанк», включающая более 20-и локальных, объединенных в единую систему, контуров СЭД с более, чем 4,5 тыс. рабочих мест практически всех сотрудников, участвующих в работе с документами, в центральном аппарате, филиалах, отделениях и РКЦ банка.

В основе методики создания эффективных СЭД лежит четкое определение, оптимизация и автоматизация полной и неразрывной цепочки обработки документов: входящих – начиная от канцелярии и руководителя организации, до конечных исполнителей, с обратным движением отчетов, проектов и документов, с контролем сроков исполнения на всех этапах. При этом, в каждой создаваемой СЭД реализуется необходимый для каждой организации блок контроля исполнения, включающий в себя оповещения сотрудников о приближении либо истечении сроков исполнения контрольных поручений, системы отчетов, позволяющих контролировать исполнение и предоставлять статистику исполнительской дисциплины в разрезе структурных подразделений, видов документов, направлений деятельности, конкретных исполнителей.

Также детально прорабатываются различные ситуации, которые могут возникать на тех или иных уровнях и этапах обработки. Для различных видов документов, для различных структурных подразделений, для различных организаций эти ситуации индивидуальны. И процесс их определения, формализации и последующей автоматизации — важнейший аспект создания реально функционирующей полноценной СЭД.

Невозможно реализовать такого рода процессы, если в системе не работают все или большинство сотрудников, вовлеченных в работу с документами. При этом каждый из сотрудников несет персональную ответственность за выполненную им работу. Если стоит задача создания корпоративной, территориально-распределенной системы, то полноценные контуры создаются в каждой автономной структуре, а в системе обеспечивается взаимодействие этих контуров по единым правилам, с передачей электронных документов между контурами. Только при этом условии система становится действительно эффективной.

Итак, основными задачами, решение которых в первую очередь влияет на качество созданной СЭД, являются следующие:
- определение в действующей структуре или создание группы или подразделения из IT-специалистов и специалистов по делопроизводству для совместного участия в проекте. Обучение этих специалистов проводится до начала создания СЭД, что позволяет им быть активными участниками процесса создания и внедрения;
- детальная проработка бизнес-процессов и создание методологии обработки документов, включающей формализацию процессов обработки и действий пользователей в различных, возможных при работе с теми или иными документами и поручениями, ситуациях и введение этой методологии как обязательной для всех сотрудников организации;
- составление требований и подготовка необходимой для создания СЭД инфраструктуры, проведение необходимой модернизации сетей передачи данных, серверного оборудования, компьютеров пользователей, программного обеспечения;
- проведение работ по установке и настройке компонент системы для обеспечения автоматизации разработанной методологии. В этих работах обязательно участвуют IT-специалисты заказчика, прошедшие обучение, что позволяет в дальнейшем им самим осуществлять масштабирование системы и ее сопровождение;
- обучение пользователей СЭД с учетом ролевых принципов работы;
- проведение опытной эксплуатации с параллельным уточнением и разъяснением процессов использования СЭД на рабочих местах сотрудников.

Еще следует отметить, что обязательным условием создания ведомственной, в том числе, территориально-распределенной СЭД, является наличие уже имеющейся, либо создание инфраструктуры открытых ключей и корпоративного Удостоверяющего центра. Именно реализация механизмов электронной цифровой подписи в СЭД и ее интеграция с инфраструктурой открытых ключей обеспечивают юридическую силу корпоративных электронных документов.

Особенностью созданных и создаваемых нами на базе СЭД «РЕКОРД» систем является не только обеспечение юридической силы электронного документа, но и однозначное определение сотрудника, выполнившего какие-либо действия в СЭД, так как с использованием средств ЭЦП подписываются не только файлы и регистрационные карточки, но и практически все операции с документом на протяжении всего его жизненного цикла. История и личная ответственность за выполненные действия хранится и может быть доказательно приведена в любое время.

Главными составляющими, определяющими, успешность и конечную эффективность системы, являются:
- наличие функционально-полного и гибко-настраиваемого базового программного обеспечения, каковым и является СЭД «РЕКОРД»;
- профессионализм и опыт команды, реализующей сложные проекты в области информационных систем;
- понимание и активное участие в проекте специалистов заказчика. Эффективная корпоративная система электронного документооборота не может быть создана без понимания основных аспектов как эффективности, так и проблематики, со стороны высшего руководства организации и реализации воли руководства, направленной на достижение поставленных целей.

Созданные нами корпоративные территориально-распределенные СЭД, могут являться прообразом единой системы межведомственного электронного документооборота, когда отдельные ведомственные СЭД взаимодействуют друг с другом по единым, общим правилам и регламентам, осуществляют координацию общих справочников и обеспечены возможностью приема и отправки электронных документов с электронными цифровыми подписями, которые могут быть проверены и удостоверены в любой СЭД, на любом рабочем месте.

СЭД «РЕКОРД»™ — результат работы и накопленного опыта профессиональной команды аналитиков, программистов и специалистов по внедрению, успешно реализовавших многочисленный ряд проектов по созданию систем документационного обеспечения управления.

СЭД «РЕКОРД»™ — отечественная система электронного документооборота, соответствующая национальным требованиям к делопроизводству, архивному хранению и безопасности информации, зарегистрирована в Государственном центре каталогизации продукции Республики Беларусь в 2005 году, рег. № 24123, имеет сертификат собственного производства, выданный Торгово-промышленной палатой.

СЭД «РЕКОРД»™ предназначена для комплексной автоматизации процессов оперативного документооборота и ведения архива электронных документов на предприятиях и в организациях различного масштаба и специализации.

СЭД «РЕКОРД»™ построена на базе инструментальной платформы LanDocs, оптимально сочетающей в себе такие качества как гибкость и функциональность, и имеющей большое количество успешных внедрений на территории стран Содружества Независимых Государств.

СЭД «РЕКОРД»™ позволяет:
• создать систему защищенного юридически значимого электронного документооборота, в которой за счет использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП) на всех рабочих местах и на протяжении всего жизненного цикла документа может быть в любой момент проверено и установлено авторство и время осуществления действий, производимых с документом, включая не только операции по созданию и изменению документа, но и по ознакомлению, редактированию, выдаче заданий и поручений, созданию отчетов по исполнению документа, вплоть до удаления документа или списания его в архив.
• включить в контур электронного документооборота не только пользователей, объединенных в локальную вычислительную сеть, но и территориально удаленных, предоставляя для этого средства, использующие доступ через Интернет или систему электронной почты, а для крупных территориально-распределенных организаций — создать единую корпоративную многоуровневую систему;
• обеспечить построение многоуровневых территориально-распределенных систем электронного документообо¬рота, предоставляя средства для организации обмена документами и синхронизации справочников между локальными системами организаций (подразделений), входящих в одну корпорацию;
• автоматизировать не только делопроиз¬водст¬венный (входящие, исходящие, приказы, внутренние документы и пр.) документооборот организаций и корпораций, но и оборот документов, относящихся к иным информационным областям (юридическая, научно-техническая, статистическая и другая информация) за счет встроенного механизма «гибкой регистрационной карточки», позволяющего не только изменять предопределенное количество и вид регистрационных и контрольных реквизитов документов, но и создавать совершенно новые наборы регистрационных и контрольных реквизитов, справочники и информационные разделы (закладки), соответствующие новым информационным критериям и требованиям учета и обработки;
• обеспечить учет и работу с письмами и обращениями граждан в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь;
• обеспечить (при необходимости) интеграцию системы электронного документооборота организации с Единой информационной системой контроля выполнения поручений Президента Республики Беларусь;
• автоматизировать учет и обработку документов в ведомственном архиве организации, интегрировать работу архива и оперативного электронного документооборота.

СЭД «РЕКОРД»™ обеспечивает ведение электронного документооборота и архивное хранение электронных документов в соответствии с действующими в Республике Беларусь нормативными документами.

Состав СЭД «РЕКОРД»™
СЭД «РЕКОРД»™ реализована в архитектуре «клиент-сервер» на базе одной из двух промышленных СУБД: Oracle или Microsoft SQL Server.
СЭД «РЕКОРД»™ организована по модульному принципу, что обеспечивает возможность постепенного наращивания функциональности систем, построенных на ее основе.

СЭД «РЕКОРД»™ включает следующие компоненты:
РЕКОРД: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — базовая подсистема, реализующая основные функции системы автоматизации делопроизводства:
• регистрацию документов. Реализована возможность настройки реквизитного состава регистрационной карточки на специфику учета различных видов документов. Поддерживается возможность создания и хранения неограниченного числа версий текстов (файлов) документов. Создание и модификация текстов документов осуществляется путем интегрированного вызова соответствующего офисного приложения. Встроены средства сканирования бумажных документов и визуализации их электронных образов, а также распознавания сканированных текстов;
• навигацию и поиск документов, сохраняемых в корпоративном хранилище. Обеспечивается поиск документов, как по реквизитам регистрационной карточки, так и по текстам документов с учетом языковой морфологии;
• отслеживание делопроизводственных связей между документами, группировка документов в сложно-структурированные папки;
• обмен документами и сообщениями, направление документов и заданий на исполнение;
• согласование документов в электронном виде;
• контроль исполнения документов и заданий (при этом система обеспечивает поддержку работы в режиме замещения исполнителя); формирование разнообразной отчетности по документообороту и контролю исполнения.

Базовая подсистема РЕКОРД: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО содержит серверное программное обеспечение для централизованного управления хранением текстов документов (файлов) в корпоративном электронном архиве. Осуществляет поддержку операций полнотекстового поиска, чтения, записи, удаления файлов документов на специализированном сервере под управлением ОС MS Windows Server; ведет централизованное протоколирование действий пользователей, связанных с доступом к текстам документов. Снабжена документированным интерфейсом прикладного программирования (API) для встраивания сервисов управления документами в Windows-приложения сторонних разработчиков.

Программное средство, расширяющее возможности подсистемы РЕКОРД: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО по управлению процессами обработки документов – графическая маршрутизация (WorkFlow). Благодаря модулям графической маршрутизации, моделирование процессов движения документа производится наглядным образом - посредством построения графических маршрутных карт, определяющих маршрут движения документа и условия перехода от одного этапа обработки к другому. После создания маршрута инициируется процесс движения документа, и подсистема осуществляет управление ходом передачи документа с этапа на этап. Функции анализа позволяют получать статистические данные по фактическим параметрам процессов.

РЕКОРД: ПОЧТОВАЯ ПОДСИСТЕМА  — специали¬зированное серверное программное обеспечение, включающее пользователей СЭД «РЕКОРД» в контур регламентного делопроизводства через систему электронной почты. Серверная часть подсистемы выполняет роль шлюза к MAPI-совместимой системе электронной почты. Обеспечивает возможность рассылки сообщений, заданий и документов из системы документооборота исполнителям, не имеющим программного обеспечения РЕКОРД: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. В качестве транспортного сервера может использоваться MS Exchange, PostFix, MDaemon, Lotus Notes Domino Server или другой почтовый сервер, использующий протоколы SMTP, POP3, LDAP.

Клиентское программное обеспечение подсистемы функционирует в среде клиента системы электронной почты Microsoft Outlook или Lotus Notes. Позволяет пользователю: получать и направлять задания и документы из/в контур регламентного делопроизводства; осуществлять контроль их исполнения; производить согласование документов; готовить и направлять ответные документы и отчитываться об исполнении заданий; при использовании подсистемы РЕКОРД: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ – подписывать документы электронной цифровой подписью, а также производить проверку подписей документов.

РЕКОРД: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ — включает серверную и клиентскую компоненты, позволяющие использовать при работе функциональных подсистем сервисов электронной цифровой подписи и шифрования данных. Интегрирована с криптографическими средствами защиты информации (СКЗИ) ООО «ЭНИГМА» и ЗАО «АВЕСТ».

РЕКОРД: АРХИВ — специализированная подсистема, предназначенная для организации систематизированного учета документов, подлежащих хранению в ведомственном архиве организации, обеспечения возможности оперативного поиска хранящихся в архиве документов и создания эффективной технологии работы с содержанием документов. В подсистеме РЕКОРД: АРХИВ реализованы функции регистрации и работы с архивными объектами учета: фондами, описями, делами, актами, заявками на информационное обслуживание в соответствии с требованиями Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь. Интегрированная в архивное решение подсистема поточного сканирования позволяет создать единое архивное информационное поле организации, включающее не только электронные документы, поступающие на хранение из системы оперативного документооборота, но и электронные копии бумажных архивных документов прошлых лет.

РЕКОРД: XML-ПОДСИСТЕМА ОБМЕНА — подсистема, позволяющая организовать обмен документами и синхронизацию справочников между несколькими локальными контурами систем документооборота в рамках одной организации или СЭД «РЕКОРД»™ и внешней программной системой сторонней организации, построенной на основе СЭД «РЕКОРД»™.

Обмен данными осуществляется в формате XML. Использование данной подсистемы дает возможность построения систем территориально-распределенного документооборота, в которых внутреннее делопроизводство в территориально удаленных структурах ведется в локальных контурах, а корпоративный обмен документами поддерживается функциональностью подсистемы XML- обмена. Центральным компонентом подсистемы является ядро, которое обеспечивает хранение передаваемых пакетов и дополнительной информации, необходимой для поддержки логики гарантированной управляемой доставки. Администраторская консоль подсистемы позволяет осуществлять мониторинг очередей пакетов, управлять состоянием, как отдельных пакетов, так и их групп, настраивать информацию об абонентах XML-шлюза. Шлюз предоставляет документированный интерфейс прикладного программирования (API), который обеспечивает возможность его настройки на внешние источники и приемники XML-пакетов.
РЕКОРД: XML-сопряжение — специализирован¬ный модуль, позволяющий проводить передачу / прием документов и синхронизацию общих справочников с Единой информационной системой контроля выполнения поручений Президента Республики Беларусь (ЕИС КВП ПРБ). Функционирует совместно с комплексом программ сопряжения ЕИС КВП ПРБ (ЕИ РВ. 30269-01 30 01) (поставщик и правообладатель ЕИ РВ. 30269-01 30 01 — УП «НИИСА», Минск, Беларусь).

РЕКОРД:  ПИСЬМА И ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН — специализированная подсистема для автоматизации ведения делопроизводства по обращениям граждан в соответствии с нормативными и правовыми документами, регламентирующими работу с письмами и обращениями граждан в Республике Беларусь.

РЕКОРД: МОБИЛЬНЫЙ ОФИС РУКОВОДИТЕЛЯ – мобильное специали¬зированное рабочее место, предоставляющее руководителю организации возможность полноценной работы в СЭД с использованием ключа ЭЦП с сохранением привычного ему стиля работы с документами в «бумажном» делопроизводстве. Рабочее место обладает удобным для руководителей облегченным интерфейсом, для его функционирования не требуется наличие  постоянной и бесперебойной связи с сервером СЭД. РЕКОРД: МОБИЛЬНЫЙ ОФИС РУКОВОДИТЕЛЯ устанавли¬вается на планшетных компьютерах с сенсорным экраном. Одной из особенностей данного рабочего места является возможность ввода графической резолюции, а также графического редактирования или комментирования текста документа.

Основные функции СЭД «РЕКОРД»™
Функциональность СЭД «РЕКОРД»™ обеспечивает возможность комплексной поддержки деловых процессов в крупных корпоративных структурах. СЭД «РЕКОРД»™ включает в себя решения для разных категорий персонала организации, характеризующихся различной степенью вовлеченности в делопроизводственные процессы и обеспечивает автоматизированную поддержку полного жизненного цикла документов:

Настройка на организационную структуру организации (система справочников).
В СЭД «РЕКОРД»™ существует обширная справочная система: «Подразделения», «Должности», «Сотрудники», «Штатное расписание», «Права», «Рубрики», «Корреспонденты - юридические лица», «Корреспонденты – физические лица», «Виды документов», «Журналы регистрации», «Роли», «Уровни доступа» и др. При помощи стандартных формализованных процедур (функции – «Закрыть подразделение», «Передать дела подразделения», «Уволить сотрудника, «Списать сотрудника», «Передать дела сотрудника» и т.п.) поддерживаются изменения в справочниках в соответствии с изменениями в структуре организации, ее штатном расписании, делопроизводственных обязанностях сотрудников.  Ведение справочников включает добавление, изменение и удаление соответствующих записей, проверку правильности и полноты заполнения полей справочников, контроль отсутствия дублирования информации. СЭД «РЕКОРД»™ поставляется с предустановленной справочной информацией в справочниках «Виды документов», «Корреспонденты - юридические лица». Кроме имеющихся в базовой конфигурации СЭД «РЕКОРД»™ справочников, существует возможность создания дополнительных справочников;

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.
Осуществляется путем интерактивного заполнения форм соответствующих регистрационных карточек (РК) значениями реквизитов документов и сохранения введенной информации в базе данных. В базовой конфигурации СЭД «РЕКОРД»™ присутствуют основные типы РК, соответствующие входящему, упрощенному входящему, исходящему, внутреннему документу, договору, приказу, описи дел структурных подразделений. Для каждого типа РК определен базовый набор регистрационных реквизитов документа;

Механизм гибкой регистрационной карточки (ГРК),
который позволяет изменять имеющиеся или создавать новые формы регистрационных карточек документов, справочников и информационных разделов (закладок) в  соответствии с информационными критериями и требованиям учета и обработки документов в организации. Наличие механизма ГРК позволяет организовать учет всех входящих, исходящих и внутренних документов, включая все организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, поручения, протоколы) в соответствии с требованиями и спецификой организации, а также, при необходимости, поддерживать специфические виды документооборота, например научно-технический, статистический и другие;

Автоматическое заполнение регистрационных реквизитов.
Для удобства  пользователя при регистрации документа значения реквизитов регистрационной карточки частично формируются автоматически, а частично вводятся пользователем с клавиатуры или выбираются им из справочников СЭД «РЕКОРД»™;

Журнальная форма регистрации и обработки документов.
На основании регистрационных карточек в СЭД «РЕКОРД»™ может быть создано необходимое количество журналов регистрации, как для пользователей всей организации, так и для каждого подразделения в отдельности. Каждому журналу регистрации однозначно соответствует регистрационная карточка, на основании которой осуществляется регистрация документов в данном журнале. В одном журнале, таким образом, регистрируются документы одного типа, имеющие определенный набор регистрационных реквизитов. При регистрации документа в журнале ему автоматически присваивается уникальный идентификатор (номер и дата регистрации), которые однозначно идентифицируют документ на протяжении всего его жизненного цикла. Параметры формирования номера документа (шаблон) гибко настраиваются для каждого журнала регистрации и не требуют вмешательства в исходные коды программы. В начале календарного года СЭД «РЕКОРД»™ возобновляет нумерацию документов по каждому журналу и автоматически инициирует получение первым, зарегистрированным в новом году, документом начального номера. СЭД «РЕКОРД»™ предоставляет возможность отбора документов по различным критериям из всего массива документарной информации путем создания консолидированных журналов, включающих документы из разных журналов на основании использованных фильтров;

Работа с различными типами файлов электронных документов.
В СЭД «РЕКОРД»™ к регистрационной карточке могут быть «прикреплены» файлы любого типа (графика, текст, аудио, видео и т.д.). Количество хранимых файлов (версий файлов) и их объем неограничен;

Сканирование бумажных документов. Работа с изображениями документов.
Для упрощения процедуры регистрации бумажных документов в СЭД «РЕКОРД»™ и создания их электронных копий предназначена специализированная программная компонента LanImage: СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ, которая обеспечивает:
- сканирование черно-белых или цветных многостра¬ничных документов;
- автоматическую программную очистку изображения от загрязненного фона;
- автоматическое и ручное исправление перекоса страницы;
- просмотр сканированного изображения документа в различных режимах.

Работа с взаимосвязанными документами.
СЭД «РЕКОРД»™ обеспечивает возможность установления и редактирования связей между документами с указанием типа связи: «документ-ответ», «повторный», «поручение - проект документа» и др. Если документы взаимосвязаны, то в регистрационной карточке документа присутствует ссылка на связанные документы, обратившись к которой, пользователь может работать с регистрационной карточкой или текстом связанного документа. СЭД «РЕКОРД»™ позволяет добавлять новые и модифицировать существующие типы связей;

Поддержка бумажного и электронного документооборота.
СЭД «РЕКОРД»™ обеспечивает поддержку электронно-бумажного документооборота. Бумажный документ может быть зарегистрирован (помещен в виде электронной копии) в СЭД «РЕКОРД»™, а ответственный сотрудник своей электронно-цифровой подписью фиксирует достоверность помещенной информации. Электронный документ, при необходимости, может принимать бумажную форму (распечатан в виде бумажной копии электронного документа с соответствующей информацией о визировании и подписании). В случае такого «разрыва» в электронном документообороте и переходе документа в бумажный документооборот, ответственный сотрудник в точке разрыва вносит информацию об обработке документа, вышедшего из контура электронного документооборота, в соответствии с регламентом, аналогичным заверке копий в организации («копия верна»);

Ведение номенклатуры дел, списание документа в дело.
В СЭД «РЕКОРД»™ обеспечивается ведение справочника «Номенклатура дел». Справочник заполняется согласно существующей на предприятии номенклатуре дел и используется при списании документа в дело, формировании описей дел и передачи их на архивное хранение. При списании документа в дело указываются следующие основные реквизиты: индекс и наименование дела, номер тома, номер страницы;

Передача дел в архив и ведение архива электронных документов.
Имеющиеся специализированные архивные модули предназначены для организации систематизированного учета документов, подлежащих хранению в центральном (корпоративном) архиве организации, обеспечения возможности оперативного поиска хранящихся в архиве документов и создания эффективной технологии работы с содержанием документов. Передача дел в архив может осуществляться из оперативного делопроизводства СЭД «РЕКОРД»™ с отметкой факта передачи дел в архив, а также с использованием технологии поточного сканирования (перевод бумажного архива в электронный вид). В архивном решении СЭД «РЕКОРД»™ реализованы функции регистрации и работы с архивными объектами учета: фонды, описи, дела, акты, заявки на информационное обслуживание;

Потоковый ввод бумажных документов, сканирование и распознавание.
Специализированные модули СЭД «РЕКОРД»™ для работы с графическими образами документов позволяют выполнять следующие функции:
- пакетное сканирование документов (ввод документов) с получением электронного образа необходимого качества;
- предварительная автоматическая обработка изображений для повышения качества отсканированных документов (очистка изображения от пятен, его масштабирование, разворот);
- редактирование электронных образов документов (удаление части изображения);
- непосредственное или отложенное преобразование электронного графического образа документа в текстовый формат;
- верификация ввода документов и редактирование получившихся текстовых файлов с целью исправления ошибок;
- экспорт электронных образов документов и их текстовых представлений в файловое хранилище СЭД «РЕКОРД»™;
- автоматическое присвоение первичных учетных данных сканированным документам в базе данных.

Формирование отчетов по статистике документооборота и контролю исполнения.
В комплект СЭД «РЕКОРД»™ входит ряд готовых отчетных форм по статистике документооборота и по контролю исполнения документов. Наличие встроенного генератора отчетов позволяет модифицировать существующие и создавать новые формы отчетов. Количество возможных отчетов в СЭД «РЕКОРД»™ не ограничено, а разграничение доступа пользователей к отчетам осуществляется административными модулями СЭД «РЕКОРД»™;

Полнотекстовый и атрибутный поиск документов. В СЭД «РЕКОРД»™ поддерживается контекстный полнотекстовый поиск по тексту документов с учетом морфологии русского языка. Атрибутивный поиск осуществляется по любым реквизитам, которые присутствуют в регистрационной карточке документа. СЭД «РЕКОРД»™ обеспечивает построение поисковых запросов произвольной сложности, позволяющих отбирать документы, значения реквизитов которых или содержимое документа отвечают условиям запроса. СЭД «РЕКОРД»™ предоставляет возможность создания собственных запросов пользователей и модификации имеющихся;

Совместная работа над документами. СЭД «РЕКОРД»™ позволяет осуществлять коллективную работу над документами, причем работа с документом может вестись сотрудниками как параллельно, так и последовательно. Гарантированность актуализации информации достигается созданием и сохранением версий документа, т.е. всегда можно увидеть как документ в последней редакции, так и (при необходимости) историю обработки и изменения документа;

Подготовка проектов документов, проведение процедур их согласования, визирования.
СЭД «РЕКОРД»™ позволяет регистрировать проекты документов и проводить их согласование. При согласовании проектов документов в СЭД «РЕКОРД»™ могут использоваться как стандартные листы согласования (заранее определенные Администраторами СЭД), так и созданные пользователем для данного проекта документа. При работе с проектами документов в СЭД «РЕКОРД»™ обеспечивается возможность подписания электронной цифровой подписью следующих действий:
- создание регистрационной карточки проекта документа;
- изменение проекта с сохранением предыдущих версий текста документа;
- согласование (визирование) проекта документа;
- утверждение проекта документа;
- регистрация документа, созданного на основе проекта.
СЭД «РЕКОРД»™ позволяет пользователю в процессе согласования документа просмотреть список виз и подписей, проставленных на проекте документа, в том числе на его версиях;

Направление документов на исполнение вместе с поручениями по ним. Поручение по документу (резолюция) является неотъемлемой частью документа в СЭД «РЕКОРД»™. Документ включает – регистрационную карточку, файлы документа, все сообщения (поручения, резолюции) по документу и ЭЦП по действиям с документом. СЭД «РЕКОРД»™ предоставляет возможность создания сообщений (поручений) как по документу, так и без документа. Форма поручения включает следующие основные поля:
- получатель (исполнитель);
- документ (номер прикрепленного к поручению документа);
- текст поручения;
- сотрудник, уполномоченный рассмотреть отчет по исполнению поручения и снять его с контроля;
- дата, до наступления которой необходимо исполнить данное поручение.
Для организации обмена сообщениями пользователю СЭД «РЕКОРД»™ предоставляются не только заранее предопределенные в системе почтовые ящики «Входящая», «Исходящая», «На контроле», «Контроль исполнения», но и возможность создания и настройки собственных почтовых ящиков и правил обработки входящих сообщений.
  
Формирование списков рассылки документа. СЭД «РЕКОРД»™ предоставляет возможность использовать списки рассылки документов и регистрировать факт отправки документа или его копии адресату (адресатам). СЭД «РЕКОРД»™ обеспечивает выполнение рассылки сообщений по личному или общему списку рассылки, по принадлежности к подразделению или роли (группе сотрудников, объединенных по какому-либо признаку). Каждый пользователь СЭД «РЕКОРД»™ обладает правом создания и использования собственных списков (групп) рассылки. При получении сообщения получатель имеет возможность ознакомиться с текстом сообщения и с содержанием прикрепленного к нему документа;
  
Маршрутизация документов. Маршрутизация документов в СЭД «РЕКОРД»™ может осуществляться двумя способами:
- «ручная» маршрутизация – для каждого документа назначается свой круг исполнителей, обозначаются их действия, устанавливаются сроки исполнения;
- графическая маршрутизация предназначена для автоматизации управления работами и заданиями при выполнении типовых, повторяющихся деловых процессов, ориентированных на обработку различных документов. Моделирование процессов движения документа производится посредством построения графических маршрутных карт. Карта определяет маршрут движения сообщения и документа и определяет условия перехода от одного этапа обработки к другому. Созданный таким образом маршрут используется для инициирования движения документа и последующего управления его движением;

Контроль исполнения документов. СЭД «РЕКОРД»™ позволяет контролировать исполнение сотрудниками поручений по документам, по каждому поручению может назначаться контролер. Встроенные инструменты позволяют контролерам отслеживать сроки, важность, исполнителей и соисполнителей, а также маршруты движения документов. Наряду с интерактивными средствами контроля исполнения СЭД «РЕКОРД»™ предоставляет возможность вывода на печать справок/отчетов по исполнению документов и поручений.
Функции контроля в СЭД «РЕКОРД»™ позволяют контролировать:
- исполнение как документа в целом, так и его частей. Например, протоколов заседаний, совещаний, приказов и иных распорядительных документов;
- исполнение поручений, выданных подчиненным организациям, филиалам, и т.п.;
- исполнение «периодических» поручений, то есть поручений, которые должны исполняться не однократно, а многократно с заданной периодичностью. Например, предоставление ежемесячных или ежеквартальных отчетов.

Подсистема напоминаний, имеющаяся в СЭД «РЕКОРД»™ обеспечивает функции контроля исполнения поручений по документу:
- извещение о постановке документа на контроль;
- напоминание о приближении сроков исполнения по документу;
- уведомление о неисполнении поручения в установленный срок.
Напоминания формируются для каждого пользователя в отдельности, по документам, где он является исполнителем или контролером. Подсистема автоматически рассылает пользователям информацию, содержащую напоминания на текущую дату.
  
Работа с письмами и обращениями граждан.
С  учетом последних нормативных и правовых документов, регламентирующих работу с письмами и обращениями граждан, разработана специализирован¬ная подсистема «Обращения граждан», соответствующая требованиями законодательства Республики Беларусь. Она позволяет проводить регистрацию данных видов документов, проверку на повторность обращений, вести специализированные справочники, выдавать поручения и вносить резолюции, осуществлять контроль исполнения, проводить поиск, обработку и получать отчетность по работе с письмами и обращениями граждан.
  
Документированный интерфейс прикладного программирования (API) и OLE-сервис для доступа к данным и функциям СЭД «РЕКОРД»™ внешних приложений обеспечивает возможность интеграции СЭД «РЕКОРД»™ с внешними программными системами. Интеграция с продуктами пакета Microsoft Office позволяет пользователям СЭД «РЕКОРД»™ проводить регистрацию документов из Microsoft Word, создавать и регистрировать документы на базе шаблонов. При регистрации такого рода документов  автоматически заполняются поля регистрационной карточки информацией из текста документа. Для выгрузки отчетов по статистике документооборота и контролю исполнения используются программные продукты Microsoft Office, где может быть проведена дальнейшая работа по оформлению полученной информации из СЭД «РЕКОРД»™. При регистрации (редактировании) документов значения всех текстовых полей регистрационных карточек проходят проверку на орфографию, для чего используются интегрированные средства Microsoft Office. Интегрированное в СЭД «РЕКОРД»™  специализированное программное обеспечение (ПО) ABBYY FineReader Scripting Edition, которое входит в состав базовой подсистемы РЕКОРД: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, позволяет в автоматическом режиме проводить распознавание графических образов документов (до 75 000 страниц в месяц) и присоединять их текстовые эквиваленты к РК;
  
Подсистема замещения – делегирование прав от одного работника другому. Имеющаяся в СЭД «РЕКОРД»™ подсистема замещения позволяет определить для каждого пользователя список возможных заместителей (по работе с документами). Механизм замещения позволяет одному сотруднику производить действия за другого сотрудника, при этом передача паролей и личных ключей электронной цифровой подписи (ЭЦП) не производится, в СЭД «РЕКОРД»™ фиксируется – кто за кого и какие действия производил;
  
Разграничение доступа пользователей и защита от несанкционированного обращения к документам и функциям системы.
В СЭД «РЕКОРД»™ ведется учет и протоколирование действий пользователей. Права пользователей на доступ к информации и функциям СЭД «РЕКОРД»™ разграничиваются с помощью встроенных механизмов, которые позволяют:
- обеспечить идентификацию / аутенти¬фика¬цию пользова¬теля;
- определить для каждого пользователя права на выполнение тех или иных функций в системе (в частности, на доступ к тем или иным журналам регистрации документов, файлам документов);
- подтвердить авторство пользователя с помощью механизма ЭЦП;
- протоколировать все действия пользователей в журналах аудита (в журнале аудита входа и выхода из системы, журнале совершенных операций).
В дополнение к механизмам разграничения доступа по грифам документов, в СЭД «РЕКОРД»™ реализовано установление персональных прав на документ. Обеспечивается разграничение прав, как на работу с регистрационной карточкой, так и на работу с текстом документа. В СЭД «РЕКОРД»™ реализована многоуровневая настройка разграничения прав доступа пользователей, в том числе создание правовых ролей, т. е. объединение ряда сотрудников в группу с одинаковыми правами;
  
Обеспечение информационной безопасности: ЭЦП и система шифрования. Система интегрирована с сертифицированными в Республике Беларусь средствами криптографической защиты (СКЗИ). Использование СКЗИ обеспечивает применение ЭЦП для подтверждения авторства действий пользователей и целостности данных в СЭД «РЕКОРД»™, шифрование конфиденциальных документов, реализует выпуск, хранение и отзыв сертификатов пользователей. В СЭД «РЕКОРД»™ обеспечивается подписание ЭЦП как самих документов (файлов), так и делопроизводственных операций, производимых над документами. За счет применения механизма ЭЦП при проведении операций с документами пользователи СЭД «РЕКОРД»™ имеют возможность:
- проверить авторство действий, произведенных с документом в течение всего его жизненного цикла, в том числе определить авторов и время создания версий проектов документов;
- проверить авторство выданных по документу резолюций;
- проверить целостность содержащейся в документе информации (отсутствие несанкционированных изменений) путем проверки действительности ЭЦП документа.
В СЭД «РЕКОРД»™ обеспечивается возможность подписания ЭЦП основных  операций и действий пользователей:
- с документом;
- с регистрационной карточкой документа;
- с файлами и версиями файлов документа;
- со справочниками СЭД «РЕКОРД»™;
- с отчетами;
- с помещением в архив и архивным хранением документов.

Набор операций СЭД «РЕКОРД»™, подлежащих подписанию ЭЦП, является настраиваемым и может быть изменен администратором СЭД.
В СЭД «РЕКОРД»™ обеспечивается шифрование и расшифрование (ранее зашифрованных) как файлов конфиденциальных документов, так и конфиденциальных сообщений (поручений, резолюций), выдаваемых по документам.

Различные типы автоматизированных рабочих мест. Для персонала организации, участвующего в документообороте, в СЭД «РЕКОРД»™ предусмотрено использование нескольких функциональных типов автоматизированных рабочих мест: полно¬функционального, предназначенного для делопроизводствен¬ного и контролирующего персонала, неполнофункционального (почтового), интегри¬рованного с электронной почтой и позволяющего обеспечить полноценное участие в процессах документооборота неделопроизводственному персоналу. Для руководителей, предпочитающих работать как в офисе, так и вне его; в режиме, аналогичном работе с бумажными документами и рукописным вводом резолюций и замечаний по документам, предпочитающих клавиатурный ввод информации; использующих параллельно обе технологии работы с документами, предназначено специализированное автоматизированное рабочее место РЕКОРД: МОБИЛЬНЫЙ ОФИС РУКОВОДИТЕЛЯ на базе планшетного компьютера. Интерфейс данного рабочего места избавлен от излишних, усложняющих работу руководителей в системе, функций. В контур электронного документооборота организации могут быть включены не только пользователи, работающие в локальной вычислительной сети, но и территориально удаленные пользователи и целые структурные подразделения. Для этого в СЭД «РЕКОРД»™ могут использоваться как полнофункциональные рабочие места, осуществляющие доступ к системе посредством терминального доступа, так и неполнофункциональные рабочие места, осуществляющие доступ к системе через электронную почту.

Построение систем распределенного документооборота (обмен  документами между СЭД). Наличие в СЭД «РЕКОРД»™ специализированного модуля XML-ПОДСИСТЕМА ОБМЕНА позволяет организовать обмен документами и синхронизацию справочников между системами документооборота в рамках одной организации. Обмен данными осуществляется в формате XML. Использование данной подсистемы дает возможность построения систем территориально-распределенного документо¬оборота, в которых внутреннее делопроизводство в территориально удаленных структурах ведется на собственной базе данных, а обмен документами поддерживается функциональностью подсистемы XML- обмена.
  
Взаимодействие СЭД «РЕКОРД»™ с ЕИС КВП ПРБ. Для организации взаимодействия СЭД «РЕКОРД»™ с ЕИС КВП ПРБ предназначен специализированный модуль, позволяющий проводить передачу / прием документов и синхронизацию общих справочников в автоматическом режиме с ведением протоколов межсистемного взаимодействия.

Система «под ключ»
Предлагая СЭД «РЕКОРД»™ в качестве основы для создания автоматизированной системы документационного обеспечения управления, мы предлагаем нашим заказчикам комплексное решение всего спектра задач и проблем в области информационных технологий: от аудита действующей технологии делопроизводства, контроля исполнения документов и состояния информационной инфраструктуры организации, до создания концепции и реализации «под ключ» системы электронного документооборота, включая разработку регламентных документов, разработку и реализацию проектов развития (модернизации) инженерной и вычислительной инфраструктуры и систем хранения данных, создание автоматизированной системы документационного обеспечения управления, обучение персонала и последующее сопровождение.

КОНТАКТНАЯ ИНФОРМАЦИЯ:

Шильдкрот Евгений Львович
Руководитель направления программного обеспечения СП «Бевалекс» ООО
Тел.: +375 (17) 249 90 78 (вн. 157),
Моб. тел.: +375 (29) 500 09 20
e-mail: