Автоматизированная система документационного обеспечения управления

Инструмент управления, предназначенный для руководителей высшего и среднего звена

Автоматизированная система документационного обеспечения управления (АСДОУ) на базе системы электронного документооборота «РЕКОРД»™ предназначена для повышения эффективности управления за счет повышения качества и оперативности осуществления делопроизводства и документооборота, сокращения накладных расходов, связанных с делопроизводством, уменьшения времени и трудозатрат на подготовку и поиск необходимых документов, сокращения времени и повышения качества исполнения заданий и документов, улучшения контроля и повышения исполнительской дисциплины, автоматизированного формирования отчетности.

Базовая платформа АСДОУ — СЭД «РЕКОРД»™ разработана СП «Бевалекс» ООО на базе инструментальных средств LanDocs™ (ЗАО «ЛАНИТ», г. Москва, Россия).

В АСДОУ автоматизируются процессы оперативного документооборота и ведения архива электронных документов на предприятиях и в организациях различного масштаба и специализации.

АСДОУ на базе СЭД «РЕКОРД»™ обеспечивает юридически значимый электронный документооборот, автоматизирует весь жизненный цикл документов, охватывает всю структуру предприятия и весь персонал, связанный с документационным управлением и исполнением.

Автоматизация электронного документооборота является системой обеспечения управления всей корпоративной структурой организации, а не системой регистрации документов и автоматизации канцелярий.

Выбор СЭД «РЕКОРД» доказал свою эффективность более чем в 10 реализованных проектах и подкреплен отзывами!

АСДОУ — инструмент управления, предназначенный для руководителей высшего и среднего звена, который обеспечивает:

Для высшего руководства АСДОУ обеспечивает:
- повышение оперативности и качества подготовки информации для принятия решений;
- повышение управляемости и исполнительской дисциплины;
- информационную безопасность.

Для руководителей среднего звена:
- прозрачность управления;
- повышение личной ответственности сотрудников;
- контроль и распределение нагрузки на исполнителей;
- сокращение временных и материальных издержек при выполнении заданий и поручений высшего руководства;
- удобные и разнообразные формы отчетности и эффективные методы контроля.

В АСДОУ автоматизируется работа с организационно-распорядительными, нормативно-справочными, внутренними, специальными (статистическими, рекламно-информационными и др.) документами, а также письмами и обращениями граждан.

В создании корпоративной автоматизированной информационной системы используются следующие этапы разработки и внедрения:

1. анализ процессов;

2. разработка информационной системы документооборота, автоматизация электронного документооборота;

3. ведение документооборота на протяжении всего цикла разработки;

4. внедрение системы электронного документооборота (СЭД);

5. поддержка СЭД.

Преимущества СЭД

  • обеспечение на всех уровнях иерархии управления эффективного контроля сроков и качества исполнения заданий и поручений
  • обеспечение в АСДОУ единых правил информационной безопасности во всей организационной структуре
  • оптимизация стоимости владения за счет специальных программ совместного лицензирования и сопровождения прикладного и системного программного обеспечения АСДОУ
  • минимизация инвестиций за счет возможности осуществлять тиражирование, масштабирование и сопровождение АСДОУ собственными силами ИТ-специалистов
  • сокращение времени подготовки и согласования документов

Состав СЭД «РЕКОРД»™

подсистема делопроизводства — базовая подсистема, реализующая основные функции автоматизации документооборота, контроля исполнения, управления и хранения документов, автоматизация электронного документооборота;
почтовая подсистема обеспечивает возможность рассылки заданий, сообщений и документов пользователям корпоративной электронной почты, а также обеспечивает функционирование специализированных рабочих мест СЭД «РЕКОРД»™ в режимах непостоянной связи с серверами АСДОУ;
подсистема безопасности обеспечивает функционирование сервисов электронной цифровой подписи и шифрования данных;
подсистема писем и обращений граждан автоматизирует ведение делопроизводства по обращениям граждан в соответствии с нормативными и правовыми документами, регламентирующими работу с письмами и обращениями граждан в Республике Беларусь;
подсистема межконтурного взаимодействия служит для обеспечения обмена документами и синхронизации справочников между несколькими локальными контурами систем документооборота в рамках единой корпоративной территориально-распределенной АСДОУ;
подсистема архива предназначена для организации систематизированного учета документов, подлежащих хранению в ведомственном архиве организации, обеспечения работы с архивными объектами учета: фондами, описями, делами, актами, заявками на информационное обслуживание в соответствии с требованиями Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь. Из контура оперативного документооборота в архив электронные документы передаются в оригинальном виде, вместе с ЭЦП и историей работы по документам;
три функциональных вида автоматизированных рабочих мест (АРМ) СЭД «РЕКОРД»™, оптимально учитывающие специфику работы в АСДОУ различных категорий персонала:
  - полнофункциональные АРМ, предназначенные для делопроизводителей, контролеров и другого персонала, активно участвующего в документационном управлении и обработке документов;
  - почтовые (неполнофункциональные) АРМ, предназначенные для сотрудников-исполнителей. Интегрировано в стандартные клиентские приложения электронной почты MS Outlook;
  - мобильный офис руководителя с интерфейсом и функциональностью, учитывающими особенности работы с документами руководителей высшего звена управления. Обеспечивает мобильность и удобство работы руководителей, в том числе в условиях непостоянной (периодической) связи АРМ с АСДОУ через Интернет.

Принципы реализации СЭД «РЕКОРД»™

- модульность структуры;
- использование промышленных СУБД Oracle DataBase или Microsoft SQL Server;
- поддержка полного жизненного цикла документов;
- юридическая значимость документооборота;
- гибкость;
- масштабируемость;
- тиражируемость.

Реализованные проекты

  1. НТООО «Связьинформсервис»Корпоративная система юридически значимого электронного документооборота.
  2. СП ЗАО «Милавица»Корпоративная территориально-распределенная система юридически значимого электронного документооборота.
  3. ОАО «Керамин»Корпоративная система электронного документооборота.
  4. Национальная библиотека Республики БеларусьКорпоративная система юридически значимого электронного организационно-распорядительного документооборота.
  5. ОАО "Белорусская универсальная товарная биржа"Корпоративная  территориально-распределенная система юридически значимого электронного документооборота.
  6. ОАО «Белинвестбанк» - документооборот в банке, ориентированный на обслуживание физических и юридических лиц различных форм собственности и направлений деятельности, осуществляет все виды банковских операций.

Лицензии, аттестаты и сертификаты

  • Сертификат продукции собственного производства на программное обеспечение «Система электронного документооборота «РЕКОРД»
  • Партнерский сертификат
Свяжитесь с нашими специалистами, чтобы узнать больше о решении
Все проекты

Реализованные проекты с этим решением

С этим решением рекомендуем