Электронный документооборот

Управление организацией, осуществляемое на базе системы электронного документооборота «РЕКОРД»™ (СЭД «РЕКОРД»™), повышает эффективность управления за счет гарантированного качества, скорости и прозрачности процессов документооборота и контроля исполнения, а также оперативности доступа к необходимым документам, разделения прав доступа к информации и юридической значимости осуществляемых действий.

СЭД «РЕКОРД»™ разработана СП «Бевалекс» ООО на базе инструментальных средств LanDocs™ (ЗАО «ЛАНИТ», г. Москва, Россия) и обладает следующими заключениями и сертификатами:

• о регистрации продукции в Государственном каталоге продукции Республики Беларусь;

• о регистрации в Торгово-промышленной палате Республики Беларусь;

• о соответствии  требованиям формата обмена данными между абонентами СМДО (версии 2.1.1 от 09.12.2016 г.) и прохождении соответствующего тестирования в технологической среде РУП «Национальный центр электронных услуг»;

• о соответствии требованиям технического регламента ТР 2013/027/BY (СТБ 34.101.1-2014, СТБ 34.101.2-2014, СТБ 34.101.3-2014) Оперативно-аналитического центра при Президенте Республики Беларусь (позволяет существенно сократить временные и материальные затраты при проведении организацией (предприятием) аттестации по вопросам информационной безопасности созданных у них информационных систем на базе ПО СЭД «РЕКОРД»).

Использование СЭД «РЕКОРД»™ для автоматизации делопроизводства позволяет сократить накладные расходы, снизить трудозатраты на подготовку и поиск необходимых документов, повысить качество исполнения поручений, обеспечить контроль исполнительской дисциплины, автоматизировать  формирование отчетности. СЭД «РЕКОРД»™ используется в организациях (предприятиях) не только в качестве системы автоматизации оперативного делопроизводства и ведения архива электронных документов, но и как система автоматизации документооборота в организации (предприятии) в целом. 

Полнота использования СЭД «РЕКОРД»™ не зависит от масштаба и специализации организации (предприятия), поскольку обеспечивает юридически значимый электронный документооборот, автоматизирует весь жизненный цикл документов, охватывает всю структуру предприятия и весь персонал, связанный с документационным управлением и исполнением. 

Автоматизация документооборота является системой обеспечения управления всей корпоративной структурой организации (предприятия), а не системой регистрации документов.

Преимущества СЭД:

• единое хранилище документов с удобными средствами поиска документов;

• эффективный контроль сроков и качества исполнения поручений;

• разграничение прав доступа и соблюдение информационной безопасности;

• оптимизация стоимости владения за счет специальных программ совместного лицензирования и сопровождения программного обеспечения.

Внедрение СЭД «РЕКОРД»™ выполняется поэтапно, модульность системы позволяет автоматизировать новые бизнес-процессы по мере готовности организации (предприятия), не создавая дополнительный хаос. Использование единого подхода в работе сотрудника во всех подсистемах СЭД «РЕКОРД»™ позволяет легко расширять функции системы без дополнительного обучения сотрудников и может быть выполнено ИТ-специалистами самой организации (предприятия). На сегодняшний день выделены следующие подсистемы: делопроизводство, письма и обращения граждан, административное делопроизводство.

Выбор СЭД «РЕКОРД»™ доказал свою эффективность более чем в 10 реализованных проектах и подкреплен отзывами!

СЭД «РЕКОРД»™ — инструмент управления, предназначенный для руководителей высшего и среднего звена, который обеспечивает прозрачность управления, юридическую значимость, оперативность принятия решений и контроль их исполнения.

В создании корпоративной автоматизированной информационной системы используются следующие этапы разработки и внедрения:

1. Требования - Обследование и уточнение требований;

2. Техническое задание - Разработка технического задания на создание системы в соответствии с требованиями

3. Технический проект (опционально) - Разработка документов технического проекта в случае проектирования сложных информационных систем

4. Адаптация (опционально)  - Расширение функциональных возможностей под индивидуальные требования заказчика и документирование изменений

5. Поставка и Установка  - Поставка программного обеспечения (оборудования), установка и настройка

6. Обучение - Обучение администраторов и пользователей как в группах, так и индивидуально. 

7. Опытная эксплуатация - Проведение предварительных испытаний согласно типовому (адаптированному) комплекту документации и опытной эксплуатации.

8. Техническая поддержка - Проведение приемочных испытаний согласно типовому (адаптированному) комплекту документации, определение готовности к в вводу в постоянную эксплуатацию, гарантийная/послегарантийная техническая поддержка