РУП «Белтелеком»

Исходные бизнес-потребности Заказчика

Создание системы документационного обеспечения управления, обеспечивающей решение внутренних задач повышения эффективности управления, обеспечение эффективного контроля и безбумажного взаимодействия организаций и структурных подразделений в едином информационном пространстве.

Основные задачи проекта

Приоритетные показатели, которые необходимо было решить при создании «СЭД-Белтелеком»:
- систематизация и оптимизация процессов подготовки и учета документов;
- обеспечение контроля исполнения документов и поручений по всем уровням управления;
- оперативный поиск нужной информации в системе;
- безбумажная обработка документов с использованием электронно-цифровой подписи документа на протяжении всего жизненного цикла (подготовка, согласование, исполнение, подписание);
- создание разнообразной отчетности по контролю исполнения и статистике документооборота;
- помещение документов в архив и автоматизация процессов архивного хранения и получения архивной информации.

Описание проекта

Проект создания СЭД-Белтелеком включал в себя два крупных последовательных этапа: создание СЭД-Белтелеком и создание на базе СЭД-Белтелеком отраслевой системы, включающей все предприятия и организации отрасли связи.

На первом этапе СЭД-Белтелеком включала в себя Министерство связи и информатизации Республики Беларусь, аппарат управления РУП «Белтелеком», 2 структурных подразделения в составе аппарата управления РУП «Белтелеком», 9 филиалов РУП «Белтелеком», и объединяет свыше 1700 пользователей, обеспечивая как внутри самих организаций, так и между ними юридически значимый электронный документооборот. В системе осуществляются все процессы подготовки, согласования и подписания документов, работа с письмами и обращениями граждан, а также контроль исполнения на всех этапах жизненного цикла документов.

С сентября 2010 также организована возможность обмена электронными документами с ранее созданной компанией Бевалекс СЭД Аппарата Совета Министров Республики Беларусь. Для обеспечения обмена электронными документами и проверки электронных цифровых подписей было организовано взаимодействие ведомственных удостоверяющих центров Аппарата Совета Министров Республики Беларусь и РУП «Белтелеком». С августа 2010, согласно Плану мероприятий, утвержденному 25 июня 2010 Министром связи и информатизации Республики Беларусь Н.П. Пантелеем, к СЭД подключены выделенные рабочие места в организациях системы Министерства связи и информатизации Республики Беларусь, что обеспечило возможность направления им электронных документов.

В мае 2012 года завершился второй этап — внедрение СЭД «РЕКОРД»™ в организациях системы Минсвязи в рамках совместного проекта по запуску услуги «Электронный документооборот» национального оператора электросвязи РУП «Белтелеком» для организаций Республики Беларусь. В СЭД «Белтелеком» подключены следующие предприятия и организации отрасли связи: РУП «БРТПЦ, РУП «БелГИЭ», НИРУП «ИППС», ОАО «Гипросвязь», ОАО «Промсвязь», ОАО «Белсвязьстрой», ОАО «Белремстройсвязь», ОАО «Минсктелекомстрой», головное предприятие РУП «Белпочта», филиал РУП «Белпочта» «Производство «Минская почта», филиал РУП «Белпочта» «Автотранспортное производство», филиал РУП «Белпочта» «Узел спецсвязи», Брестский филиал РУП «Белпочта», Витебский филиал РУП «Белпочта», Гомельский филиал РУП «Белпочта», Гродненский филиал РУП «Белпочта», Минский филиал РУП «Белпочта», Могилевский филиал РУП «Белпочта».

Идея разработки и предоставления такой услуги возникла как решение задачи по обеспечению взаимодействия в едином информационном пространстве с целью обмена электронными документами, подписанными руководством этих организаций, без дублирования их на бумажном носителе. Для реализации данной технологии Компания «Бевалекс» создала инфраструктуру на платформе центра обработки данных собственной разработки ЦОД «ПОТОК»™, размещенную в центре обработки данных РУП «Белтелеком», которая обеспечивает высокую доступность системы, надежность и безопасность хранения информации, помещенной в СЭД, а также возможность быстрого подключения к услуге «Электронный документооборот».

С ноября 2012 года воспользоваться услугой «Электронный документооборот» могут не только предприятия и организации отрасли связи, но и любые предприятия и организации Республики Беларусь.

Уникальность

Услуга «Электронный документооборот» предоставляется на базе СЭД «РЕКОРД»™ и ЦОД «ПОТОК»™ в виде модели SaaS (Software as a Service). Ключевой особенностью услуги является отсутствие необходимости у организаций закупать лицензии программного обеспечения СЭД «РЕКОРД»™ и сопутствующее системное программное обеспечение, создавать комплекс технических средств и содержать высококвалифицированный персонал администрирования собственной системы. Подключаясь к услуге, организация оплачивает разовую стоимость подключения и, в дальнейшем, вносит ежемесячную абонентскую плату по тарифам РУП «Белтелеком».

Результат

В результате проведенных работ по созданию СЭД РУП «Белтелеком» получил:
- юридически значимую систему электронного документооборота, включающую более 1700 рабочих мест;
- подсистему безопасности, функционирующую на основе созданного единого ведомственного удостоверяющего центра и обеспечивающую защиту информации за счет использования механизмов электронной цифровой подписи и шифрования.

Использование решений Компании «Бевалекс» по управлению документами позволяют:
- достичь необходимого уровня исполнительской дисциплины, автоматизма и безошибочности при работе с документами;
- оптимально организовать процессы подготовки, согласования и обмена электронными документами в системе территориально распределенных подразделений;
- выстроить надежную систему защиты корпоративных документов от различных видов угроз: несанкционированного доступа, нарушения целостности.

Общими итогами создания СЭД-Белтелеком являются повышение эффективности управления как внутри отдельных структурных подразделений и предприятий, так всей отраслью со стороны Министерства, сокращение времени и повышения качества подготовки информации для принятия управленческих решений, снижение затрат на обработку и доставку документов.

Срок выполнения проекта

Создание СЭД РУП «Белтелеком»:
1. в головном предприятии РУП «Белтелеком» — 2008;
2. в Министерстве связи и информатизации Республики Беларусь — 2010;
3. в филиалах РУП «Белтелеком» — 2010-2011;
4. в предприятиях и организациях отрасли связи — 2012.

О Заказчике

РУП «Белтелеком» — национальный оператор электросвязи Республики Беларусь.
За годы развития предприятием построена разветвленная сеть телекоммуникаций на территории страны, сеть магистральных волоконно-оптических линий связи (ВОЛС) с выходом на сопредельные государства. «Белтелеком» разрабатывает качественно новые телекоммуникационные сервисы. Предприятие обеспечивает передачу междугородного и международного трафика, а также работу наземной сети телевизионных и радиовещательных каналов. Для организации международных каналов спутниковой связи эксплуатируется комплекс наземных станций спутниковой связи «Телепорт».

РУП «Белтелеком» осуществляет передачу данных по коммутируемой сети общего пользования, доступ к международным и белорусским ресурсам сети Интернет, предоставляет в пользование международные цифровые потоки и каналы практически любой емкости; обеспечивает равные условия работы операторов мобильной связи республики путем подключения их к международной станции, предоставляет междугородный и международный роуминг.