Аппарат Совета Министров Республики Беларусь

Исходные бизнес-потребности Заказчика

В отличие от большинства организаций и предприятий, для которых система электронного документооборота — документационного обеспечения управления является хоть и важной, но вспомогательной системой, обеспечивающей основную деятельность, для Аппарата Совета Министров это — основная, технологическая система, в которой осуществляется подготовка и прохождение документов, контроль исполнения заданий и поручений, подготавливаемых, осуществляемых и контролируемых Правительством.
Повышение эффективности решения этих задач с помощью автоматизации процессов обработки документов являлось главной целью проекта.

Основные задачи проекта

Аппаратно-программная платформа подсистем делопроизводства и контроля исполнения поручений является составной частью Автоматизированной системы обработки информации Аппарата Совета Министров Республики Беларусь.

Основными задачами проекта являлись:
1.организация централизованной базы данных электронных документов Аппарата;
2.организация централизованного архива электронных документов Аппарата;
3.ведение делопроизводства (регистрация входящих, внутренних, исходящих и других документов, их рассылка пользователям АПП, учет и регистрация рассылки во внешние организации, контроль исполнения документов и поручений, информационно-справочная работа, подготовка отчетов);
4.унификация процедур делопроизводства путем создания единой автоматизированной среды работы с документами, позволяющей выполнять процедуры регистрации рабочих и утвержденных версий документов, контролировать движение документов, отслеживать исполнение документов и деловых поручений;
5.реализация унифицированной технологии автоматизации следующих процедур: —учет (регистрация) документов;
  - рассылка документов;
  - контроль исполнения документов;
  - безбумажная обработка документов;
  - безбумажное рассмотрение документов руководителями, вынесение резолюций по электронным документам и визирование их с использованием электронной цифровой подписи (далее — ЭЦП);
  - защищенный обмен документами с использованием криптографических средств;
  - предоставление оперативной отчетности по статистике документооборота и контролю исполнения поручений;
6.ведение централизованного архива электронных документов, реализующего эффективный многопользовательский доступ к документу; расширенные возможности поиска, в том числе полнотекстовый поиск в документах, составленных на русском и белорусском языках; контроль операций доступа к документу и ведение истории работы с документом;
7.сокращение операционных затрат на делопроизводство за счет устранения дублирования операций и улучшения возможностей по оперативному информированию сотрудников о документах и связанных с ними управленческих процессах, оптимизация контроля и повышение уровня исполнительской дисциплины;
8.организация взаимодействия с единой информационной системой контроля за выполнением поручений Главы государства (далее — ЕИС КВП) и системой обеспечения учета обращений граждан, поступающих в адрес Совета Министров Республики Беларусь;
9.организация информационного взаимодействия с системой межведомственного электронного документооборота государственных органов Республики Беларусь (СМДО).

Описание проекта

Научно-исследовательская и опытно-конструкторская работа (НИОКР) по модернизации Автоматизированной системы обработки информации Аппарата Совета Министров Республики Беларусь (далее — АСОИ) и созданию Аппаратно-программной платформы подсистем делопроизводства и контроля исполнения поручений (далее — АПП) осуществлялась в соответствии с Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12 февраля 2003 года № 165-5 в рамках основного задания Государственной программы информатизации Республики Беларусь на 2003-2005 годы и на перспективу до 2010 года «Электронная Беларусь», утвержденной Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 27 декабря 2002 г. № 1819.

На базе инструментальных средств программной платформы LanDocs было разработано и внедрено программное обеспечение АПП, создан удостоверяющий центр Аппарата Совета Министров Республики Беларусь, проведено обучение сотрудников: администраторов и пользователей АПП, разработаны методология и специальные программные средства, позволившие осуществить постепенный ввод АПП в действие с сохранением и переносом в АПП всех накопленных ранее данных по документам и контролю их исполнения.

Также были разработаны и внедрены средства интеграции АПП с внешними системами: Единой информационной системой контроля выполнения поручений Президента Республики Беларусь (ЕИС КВП) и системой межведомственного документооборота (СМДО).

Используя современные технологии обработки электронных документов с применением электронной цифровой подписи, АПП работает с любыми видами электронных документов, позволяя разграничивать права доступа к информации, шифровать и подписывать документ и действия над ним личной цифровой подписью. Все операции с документом: его регистрация, передача для исполнения в структурные подразделения, представление на доклад, а также выполнение контрольных действий по документу протоколируются в системе с фиксацией времени исполнения и исполнителя.

Таким образом, система позволяет обеспечить высокую оперативность исполнения резолюций и поручений, повысить уровень исполнительской дисциплины, видеть целостную картину происходящих с документом операций, просматривать и быстро находить любую необходимую информацию.

В АПП более 300 пользователей — сотрудников и руководителей Аппарата Совета Министров Республики Беларусь — практически весь персонал, связанный с управлением, подготовкой и исполнением документов и их контролем.

Уникальность проекта определена нетипичностью автоматизированных процессов, особенностью требований к системе, вытекающих из особенностей функционирования организации, необходимости соблюдения в созданной системе правил, особенностей и традиций работы в Аппарате Совета Министров с документами и контроля их исполнения.

Создание автоматизированной системы юридически значимого электронного документооборота — системы документационного обеспечения и контроля в такой организации, как Аппарат Правительства, явилось уникальным не только для Республики Беларусь, но и для большинства стран СНГ.

Результат

Создание Аппаратно-программной платформы подсистем делопроизводства и контроля исполнения поручений Аппарата Совета Министров Республики Беларусь позволило повысить оперативность и качество подготовки информации для принятия решений Советом Министров и членами Правительства, снизило делопроизводственные издержки при работе с документами, повысило эффективность контроля исполнения министерствами и ведомствами поручений Главы Государства и Правительства Республики Беларусь, обеспечило возможность обмена электронными документами Аппарата Совета Министров с внешними организациями.

Срок выполнения проекта

Начало проекта — 4 кв. 2003 года.
С начала 2005 — АПП введена в постоянную эксплуатацию.
В течение 2006 года была разработана и внедрена подсистема АПП — автоматизированная система учета, обработки и контроля исполнения писем и жалоб, поступающих в адрес Правительства Республики Беларусь.

О Заказчике

В соответствии с Положением об Аппарате Совета Министров Республики Беларусь, утвержденным Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 14.02.2009 № 192.
1.Аппарат Совета Министров Республики Беларусь (далее — Аппарат) является учреждением, осуществляющим функции организации и контроля исполнения принимаемых Правительством Республики Беларусь решений.
2.В своей деятельности Аппарат руководствуется Конституцией Республики Беларусь, законами Республики Беларусь, актами Президента Республики Беларусь, Регламентом Совета Министров Республики Беларусь, настоящим Положением, другими актами законодательства Республики Беларусь, протоколами заседаний (совещаний) у Премьер-министра Республики Беларусь и его заместителей, указаниями и поручениями Премьер-министра Республики Беларусь и его заместителей.
3.Основными задачами Аппарата являются:
  - организация своевременной и качественной подготовки проектов постановлений Совета Министров Республики Беларусь, распоряжений Премьер-министра Республики Беларусь, декретов, указов, директив и распоряжений Президента Республики Беларусь, законов, иных документов, направляемых Премьер-министром Республики Беларусь и его заместителями Президенту Республики Беларусь, Национальному собранию Республики Беларусь, иным государственным органам и организациям Республики Беларусь, иностранным государствам и гражданам, в международные организации и в межгосударственные образования;
  - организация контроля за исполнением декретов, указов, директив, распоряжений и поручений Президента Республики Беларусь, законов Республики Беларусь в пределах компетенции Совета Министров Республики Беларусь;
  - организация и контроль исполнения постановлений Совета Министров Республики Беларусь, распоряжений Премьер-министра Республики Беларусь, указаний и поручений Премьер-министра Республики Беларусь и его заместителей, иных принимаемых Правительством Республики Беларусь решений, а также подготовка