ОАО «Белагропромбанк»

Основные задачи проекта

Создание единого корпоративного информационного пространства, основанного на унифицированной системно-технической среде поддержи коллективной работы персонала с юридически значимыми электронными документами, обеспечивающей автоматизированное выполнение основных процессов документационного управления.

Описание проекта

СЭД ОАО «Белагропромбанк» создавалась как многоконтурная территориально-распределенная система. Первоначальный проект предусматривал создание восьми локальных контуров: в центральном аппарате, Минской городской дирекции и шести областных управлениях.

Реализация проекта началась в августе 2007 года, и уже к концу года локальные контуры электронного документооборота были внедрены в центральном аппарате Банка и Минской городской дирекции, предоставив работникам Банка возможность обмена электронными документами.

К концу 2008 года СЭД полноценно функционировала во всех областных управлениях Банка.

Эффективность работы СЭД была высоко оценена руководством Банка и послужила основой для принятия решения об организации локальных контуров электронного документооборота во всех крупных обособленных подразделениях Банка.

Полностью проект создания СЭД ОАО «Белагропромбанк» завершился в конце 2012 года. Построенная по иерархическому принципу подчиненности система состоит из 33-х локальных контуров и охватывает более 5 600 пользователей, включая сотрудников территориально-удаленных отделений и расчетно-кассовых центров.

С использованием СЭД в Банке осуществляются автоматизированная обработка входящих, исходящих и внутренних документов, визирование и подписание приказов и распоряжений по основной деятельности, согласование материалов к заседаниям Правления Банка, рассылка выписок из протоколов заседаний Правления Банка, Наблюдательного совета, Общего собрания акционеров, Финансового и Кредитного комитетов и ряд других операций с документами.

Архив СЭД установлен и функционирует в центральном аппарате и филиалах Банка и обеспечивает архивное хранение завершенных в делопроизводстве организационно-распорядительных документов СЭД, образующихся в оперативном документообороте. Передача документов в Архив СЭД сопровождается всеми необходимыми документами, регламентируемыми республиканскими правилами работы архивов: описями дел и т.д. При размещении дел в архиве Банка учтена форма дела — электронное, гибридное или бумажное, что позволяет указывать их физическое размещение. Реализованы журналы учета обращений в архив, учет параметров температуры и влажности в архивных помещениях.

Отличительной особенностью СЭД ОАО «Белагропромбанк» является то, что она стала важнейшим инструментом управления Банком, «несущей средой» всех управленческих решений. Большинство внутрикорпоративных документов Банка «живут» в безбумажном виде за счет того, что в СЭД обеспечена юридическая значимость и поддержка полного жизненного цикла документов, как в оперативном документообороте, так и в ведомственном архиве электронных документов, в котором на текущий момент хранятся дела за 2008-2009 годы.

Результат

Внедрение СЭД позволило повысить эффективность управления на всех уровнях управленческой иерархии за счет:
- повышения исполнительской дисциплины;
- повышения оперативности рассмотрения и качества подготовки документов и информации для принятия управленческих решений;
- сокращения временных и финансовых издержек на обмен документами между структурными подразделениями;
- сокращения объема бумажного документооборота.

Срок выполнения проекта

Реализация — 2007-2012 год.

О Заказчике

ОАО «Белагропромбанк» — коммерческое юридическое лицо частной формы собственности, созданное в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Банк зарегистрирован 03.09.1991.

В соответствии с постановлением Правительства и Национального банка Республики Беларусь № 849/7 от 18.06.2008 ОАО «Белагропромбанк» является банком, уполномоченном обслуживать государственные программы.

В 2009 году ОАО «Белагропромбанк» сохранил статус одного из лидеров отечественного рынка финансовых услуг, деятельность которого во многом определяет показатели развития банковского сектора экономики Республики Беларусь.

ОАО «Белагропромбанк» является крупнейшей кредитно-финансовой организацией страны по величине уставного фонда и собственного капитала, доля которых в совокупных показателях по банковской системе составляет соответственно 40,4% и 32,5%. ОАО «Белагропромбанк» формирует четвертую часть ресурсной базы отечественных банков и более трети кредитных вложений в реальный сектор экономики.